Crowd-streaming – Khán giả truyền hình trực tiếp
Live-streaming, hay truyền hình trực tiếp qua internet, đã được biết đến vài năm gần đây. Ý tưởng về các hybrid event (sự kiện kết hợp cả 2 yếu tố “thực” & “ảo”) có sự tham gia của các khán giả ở xa, ngày càng trở nên quen thuộc với người làm công việc tổ chức sự kiện chuyên nghiệp.
Trong năm qua, công nghệ này đã bất ngờ gây được chú ý với 2 phần mềm ứng dụng xem video trực tuyến Meerkat và Periscode. Sự quan tâm này càng mạnh mẽ hơn nữa khi Twitter công bố thu mua Periscope và Facebook cho ra mắt nền tảng truyền trực tiếp video, với đối tượng ban đầu được chọn là những người có sức ảnh hưởng và khách VIP.
Những người tham gia cũng đã bắt đầu truyền tải trực tuyến những trải nghiệm của họ qua smartphone. Bản thân những đoạn video này có thể được xem là một sự kiện.
Khi nói đến ngành tổ chức sự kiện nói chung và các trung tâm tổ chức sự kiện tại Hà Nội nói riêng, về cơ bản, live-stream và crowd-stream là hai hình thức khác biệt. Live-stream được dùng khi những người làm event sử dụng công nghệ và hệ thống máy móc, để truyền tải trực tuyến sự kiện đang diễn ra. Trong khi đó, crowd-stream được tạo ra bởi chính khán giả, còn nhà tổ chức chỉ đóng vai trò hỗ trợ.
Crowd-stream đang đưa ra nhiều cơ hội và cũng không ít thử thách cho ngành tổ chức sự kiện. Đây chắc chắn là một cách tốt để khuyến khích sự tham gia từ xa của người dùng. Với hình thức này, những người không thể tham gia cũng có thể nắm bắt được các điểm nổi bật của sự kiện, từ chính những người đang có mặt. Tuy nhiên, nhiều người vẫn đang lo ngại về tính hợp pháp của những video này và đây là vấn đề cần được cân nhắc.
MatchMaking 2.0 – Kết nối người tham dự sự kiện:
Event Mobile Apps đang ở giai đoạn phát triển đỉnh cao. Ngày càng nhiều nhà tổ chức sử dụng các ứng dụng điện thoại trong sự kiện của mình. Đã có nhiều case study giá trị cũng như nhiều nhà đầu tư mạo hiểm tham gia sân chơi này.
Các ứng dụng sự kiện trên di động được ra đời với hai chức năng chính: thay thế cho các hướng dẫn và trở thành một cách thức để xây dựng mối quan hệ (networking).
Sự phát triển của các phương pháp networking đã bị trì trệ trong hai năm vừa qua, vì vậy đồng bộ hóa giữa event và các mạng xã hội gần như là cách thức hiệu quả nhất.
MatchMaking 2.0 cung cấp những gì thường bị hạn chế trong hầu hết các ứng dụng di động. Bằng cách khai thác khéo léo tất cả những dữ liệu có sẵn trên các trang mạng xã hội và kênh trực tuyến nói chung, giải pháp này tăng hiệu quả đáng kể cho người tham gia networking hoặc các cuộc họp nói chung.
Networking vẫn nằm trong top 3 lý do đưa mọi người đến với các sự kiện. Do đó, hướng tư duy sắp tới của các chuyên gia tổ chức sự kiện chính là làm thế nào để giúp người tham dự hòa nhập vào sự kiện tốt hơn, từ đó tạo nên những kết nối có ý nghĩa hơn.
 

Săn tìm địa điểm
Tìm kiếm địa điểm không có gì mới mẻ với người làm sự kiện. Các trang web hoặc nền tảng cho phép tìm kiếm một loạt các địa điểm theo yêu cầu đã xuất hiện vài năm gần đây. Các sản phẩm kỹ thuật số RFP hiện nay đang cung cấp những lựa chọn khá chi tiết để người làm sự kiện  dễ dàng tìm kiếm một địa điểm mới.

 Người đại diện
Chia sẻ một sự kiện trên các phương tiện truyền thông mạng xã hội dường như là cách tiếp cận công chúng duy nhất suốt nhiều năm qua.
Các công ty đang ngày càng tạo ra nhiều đại diện xã hội hơn, bằng cách làm chủ mạng xã hội để tăng tỷ lệ đăng ký tham dự sự kiện. Tuy nhiên, công nghệ đã chứng minh, chỉ chia sẻ một dòng trạng thái ngẫu nhiên theo kiểu “Tôi đã mua vé tham gia sự kiện xyz” là không đủ.
Những tương tác xã hội trực tuyến mà con người trải nghiệm, vượt xa những gì họ thể hiện ra bên ngoài. Khi mời một người tham dự một sự kiện sắp diễn ra, sẽ thuyết phục hơn nếu các thông tin về sự kiện được cung cấp đầy đủ trên các trang trực tuyến.
 

Nhân sự trực tuyến
Tuyển dụng nhân sự chạy event trong ngắn hạn là thử thách đã trở nên quá quen thuộc với người làm nghề. Tuy nhiên, công nghệ đã hỗ trợ khá nhiều trong việc cải tiến quy trình tuyển dụng nhân sự thời vụ, vốn đi ngược lại nguyên tắc trong một thời gian dài.
Tương tự như Venue Hunting, Online Staffing đã sang một trang mới nhờ hai xu hướng vĩ mô là các khuôn mẫu nghề nghiệp và nguồn lực. Cuộc khủng hoảnh kinh tế toàn cầu đã dẫn đến hàng loạt người độ tuổi lao động, sẵn sàng đảm nhận các vị trí ngắn hạn, thông qua các trang tìm việc trên mạng.
Một lần nữa, sự lên ngôi của các dịch vụ như Upwork hay các trang web như Airbnb đang tạo ra những trải nghiệm hoàn toàn mới cho người làm event khi họ có nhu cầu tìm kiếm nhân lực hỗ trợ trong ngắn hạn.

Xem thêm: Tháp giải nhiệt nước gồm những loại nào?

Quà tặng điện tử
Quà tặng khách mời là một phần không thể thiếu trong bất cứ sự kiện nào và cũng là một hạng mục khiến nhiều nhà tổ chức đau đầu. Làm thế nào để chọn một món quà thỏa mãn hết các yếu tố sau: phù hợp với nội dung sự kiện, gây được thích thú cho khách tham dự, làm cho nhà tài trợ hài lòng nhưng cũng tránh lãng phí, quả là một thử thách.
Và nếu bạn là một nhà tổ chức sự kiện đang tìm kiếm cho khán giả của mình một món quà công nghệ thân thiện môi trường, Digital Swag Bag sẽ là sự lựa chọn tuyệt vời dành cho bạn.
Các công ty cung cấp những túi quà điện tử có thể đưa ra một giải pháp thay thế tuyệt vời  và đôi khi cũng bao gồm các tặng phẩm thật. Bằng cách đưa các túi quà này lên kênh online, sẽ có nhiều cơ hội khai thác cho sự kiện cũng như các nhà tài trợ.
Trong khi một phần của ngành công nghiệp vẫn gắn liền với những món quà theo phương thức cũ, chúng ta phải thừa nhận rằng người tiêu dung đang hướng tới quà tặng trực tuyến và phiếu giảm giá nhiều hơn. Cyber Monday đang trở nên quan trọng không kém Black Friday.
Các sự kiện với khách mời đến từ nhiều khu vực địa lý khác nhau sẽ nhận thấy rõ nhất lợi ích từ giải pháp quà tặng trực tuyến này, vừa tiện lợi vừa giải quyết được các mối lo ngại về ô nhiễm môi trường cho khách mời.